Vállalatirányítási rendszer hátrányai: 7 buktató és a megoldásuk

Egy vállalatirányítási rendszer (ERP) egy helyre hozza a partnereket, a raktárt, az értékesítést és a kimutatásokat. A szállítók erről szívesen beszélnek, arról viszont kevesebbet, mibe kerül mindez a gyakorlatban. Ebben a cikkben őszintén végigvesszük a vállalatirányítási rendszer hátrányait: a költséget, a bevezetési időt, a rugalmatlanságot, a betanítást, az adatmigrációt, a szállítói függést és a túlméretezett dobozos rendszerek csapdáját. Mindegyik mellé odaírjuk, hogyan lehet kezelni, hogy a vállalatirányítási rendszer bevezetése ne teher, hanem valódi segítség legyen.

A vállalatirányítási rendszer hátrányai röviden

Ha csak egy összefoglalót keresel, ezek a leggyakoribb gondok, és ezek a rájuk adható válaszok:

Hátrány	Mi a gond?	Mi segít?
Magas költség	licenc, bevezetés, testreszabás, üzemeltetés	csak a szükséges modulok, lépésenkénti bevezetés, pályázati forrás
Hosszú bevezetési idő	hónapokig tartó projekt, csúszó határidők	kisebb szakaszok, modulonkénti élesítés
Rugalmatlanság	a cégnek kell a szoftverhez alkalmazkodnia	testreszabható folyamatok, egyedi modulok
Betanítás, ellenállás	a kollégák nem szívesen váltanak	egyszerű felület, bevonás, fokozatos átállás
Adatmigráció	szétszórt, hiányos, duplikált adatok	előzetes adattisztítás, tervezett adatköltöztetés
Szállítói függés	nehéz és drága váltani, ha baj van	tiszta szerződés, adatexport, elérhető fejlesztő
Túlméretezett dobozos rendszer	nagyvállalati funkciók, amiket nem használsz	kkv-méretű, moduláris rendszer

1. Magas költség, és nem csak a licenc

A legtöbben a vételárral vagy a havidíjjal számolnak, pedig a teljes költség ennél jóval több tételből áll: igényfelmérés, testreszabás, integrációk (számlázó, webshop, bank), adatköltöztetés, betanítás, majd az éves támogatás és a frissítések. A nagy rendszereknél a bevezetési szolgáltatás önmagában is jelentős tétel lehet, és felhasználónként fizetett licencnél minden új kolléga tovább emeli a havi díjat.

Mi segít? Kérj tételes ajánlatot, amelyben külön szerepel a licenc, a bevezetés, a testreszabás és az üzemeltetés. Kezdd azokkal a modulokkal, amelyek a legtöbb időt spórolják meg, és a többit később vezesd be. A digitalizációs beruházásokra pályázati és kedvezményes hitelforrás is elérhető lehet, az aktuális lehetőségeket a Pályázatok oldalon gyűjtjük.

2. Hosszú bevezetési idő

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése nem egy telepítés, hanem projekt: fel kell mérni a folyamatokat, be kell állítani a rendszert, át kell hozni az adatokat, és be kell tanítani a kollégákat. Ha mindezt egyszerre, egy nagy élesítéssel akarod megoldani, a projekt könnyen elhúzódik, és közben a napi munka is megsínyli.

Mi segít? Bontsd szakaszokra. Egy kisebb bevezetés néhány hét alatt is elkészülhet, egy több modulos, egyedi fejlesztéseket is tartalmazó rendszer több hónap. Ha a modulokat egymás után élesítitek (például előbb partnerkezelés és raktár, utána a kontrolling), a rendszer hamar elkezd dolgozni, és minden lépésből tanulni tudtok.

3. Rugalmatlanság: a cégnek kell a szoftverhez igazodnia

A dobozos ERP egy általános működési modellre épül. Ha a te céged másképp dolgozik (más az árazás, a jóváhagyási sorrend, a dokumentumok formája vagy a raktári logika), két rossz út marad: vagy átírod a bevált folyamataidat a szoftverhez, vagy drága, nehezen frissíthető testreszabásba kezdesz. Sokan ezért maradnak végül a táblázatoknál a rendszer mellett, ami pont azt a kettős adminisztrációt hozza vissza, amit meg akartak szüntetni.

Mi segít? Olyan rendszer, amelyben a dokumentumsablonok, a folyamatok és a jogosultságok szabadon állíthatók, és ahol egy speciális igényre egyedi modult lehet fejleszteni a meglévők mellé. Ha a folyamataid annyira egyediek, hogy semmilyen kész rendszer nem illik rájuk, az egyedi szoftverfejlesztés is reális út lehet.

4. Betanítás és a kollégák ellenállása

A legjobb rendszer is kudarc, ha a munkatársak nem használják. Az új felület, a megszokott táblázat elvesztése és a „még ezt is meg kell tanulni” érzés természetes ellenállást szül. Ha a betanítás egy délutáni bemutatóra korlátozódik, a kollégák a nehezebb helyzetekben visszatérnek a régi módszerekhez.

Mi segít? Vond be a kulcsfelhasználókat már az igényfelmérésbe, hogy a rendszer az ő napi munkájukra épüljön. A felület legyen egyszerű, és működjön számítógépen, tableten és mobilon is. A betanítás menjen szerepkörönként, és az élesítés első heteiben legyen valaki, akihez gyorsan lehet fordulni.

5. Adatmigráció: a régi adatok átköltöztetése

A partnerek, termékek, árak és készletek általában több helyen élnek: egy régi programban, néhány Excel-táblában, a számlázóban és a kollégák fejében. Ezek között duplikációk, elírások és hiányzó mezők vannak. Ha ezt egy az egyben töltöd át, az új rendszer az első naptól hibás adatokkal dolgozik, és a bizalom gyorsan elvész.

Mi segít? Az adatköltöztetést tervezd külön lépésként: előbb tisztítsátok meg és egységesítsétek a törzsadatokat, döntsd el, mi kerül át és mi marad archívumban, és élesítés előtt egy próbaköltöztetéssel ellenőrizzétek az eredményt.

6. Szállítói függés

Ha egy rendszerbe beépül a céged teljes működése, nehéz onnan elmozdulni. Ha a szállító emeli az árait, lassan reagál, megszünteti a terméket, vagy egyszerűen nem fejleszti azt, amire szükséged van, a váltás drága és kockázatos. Különösen igaz ez, ha az adataidhoz csak a szállító eszközein keresztül férsz hozzá.

Mi segít? Már a szerződésnél tisztázd, hogyan tudod exportálni az adataidat, ki és milyen határidővel javítja a hibákat, és mi történik, ha az együttműködés véget ér. Előny, ha a fejlesztőcsapat elérhető, és közvetlenül vele egyeztetsz, nem egy többszintű ügyfélszolgálaton keresztül.

7. A túlméretezett dobozos rendszer csapdája

A nagyvállalatoknak készült ERP-k rengeteg modult és beállítást kínálnak, egy 10 vagy 30 fős cégnek azonban ezek nagy része felesleges. Mégis ki kell fizetni, be kell állítani, és a kollégáknak át kell rajta látniuk. A túlméretezett rendszer lassítja a bevezetést, bonyolítja a betanítást, és drágítja az üzemeltetést.

Mi segít? Kkv-méretben gondolkodj: a jó vállalatirányítási rendszer kkv-knak azt tudja, amire a cégednek most szüksége van, és a céggel együtt bővíthető. Ha elsősorban ügyfélkezelésre és értékesítésre van szükséged, gyakran egy CRM rendszer is elég kiindulásnak.

Kisvállalati ügyviteli rendszer vagy ERP?

Nem minden cégnek kell rögtön teljes vállalatirányítási rendszer. Egy kisvállalati ügyviteli rendszer (számlázás, partnerek, alap készletnyilvántartás) sokszor elég az induláshoz. Az ERP akkor kezd igazán megérni, ha:

• több különálló program és táblázat között kézzel vezetitek át az adatokat,
• nem látod pontosan a készletet, a megrendelések állapotát vagy a munkatársak terhelését,
• a növekedéssel egyre több idő megy el adminisztrációra,
• a döntésekhez naprakész kimutatás kellene, nem hó végi összesítő.

Ha ezek közül több is igaz, érdemes olyan megoldásban gondolkodni, amely ügyviteli rendszerként indul, és később modulonként nő ERP-vé.

Ellenőrzőlista vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt

1. Írd le, mely folyamatok viszik el a legtöbb időt, és hol keletkeznek hibák.
2. Rangsorold a modulokat: mi kell most, és mi ráér később.
3. Kérj tételes ajánlatot külön licenc, bevezetés, testreszabás és üzemeltetés sorral.
4. Tisztázd, mely rendszerekkel kell összekötni (számlázó, webshop, online fizetés).
5. Tervezd meg az adatköltöztetést és a törzsadatok tisztítását.
6. Jelölj ki kulcsfelhasználókat, és tervezd meg a szerepkörönkénti betanítást.
7. Kérdezz rá az adatexportra, a mentésekre, a naplózásra és a támogatás határidejére.
8. Nézd meg, van-e pályázati vagy kedvezményes hitelforrás a beruházásra.

Így kezeli ezeket az Appon ERP

A fenti hátrányok nagy része abból fakad, hogy egy általános, nagy rendszert próbálunk ráhúzni egy konkrét cégre. Az Appon ERP a saját fejlesztésű vállalatirányítási rendszerünk, és ügyfeleink kérésére modulárisan épül fel: csak azokat a modulokat vezeted be, amelyekre szükséged van (például partnerkezelés és CRM, raktár és logisztika, gyártás, kontrolling, munkafolyamat-kezelés, iratkezelés, tudástár), és a rendszer a céggel együtt bővíthető.

• Költség és idő: kész modulokra épül, ezért kedvezőbb, mint egy teljesen új fejlesztés, és a modulok lépésenként élesíthetők.
• Rugalmasság: szabadon állítható dokumentumsablonok, folyamatok és jogosultságok, speciális igényre egyedi modul.
• Betanítás: böngészőből, számítógépen, tableten és mobilon is használható, és a bevezetés része a kollégák betanítása.
• Adatmigráció: a meglévő törzsadatokat (partnerek, termékek, készletek) a korábbi rendszerekből vagy táblázatokból áthozzuk.
• Biztonság: napi, igény esetén folyamatos mentés, a kritikus adatok visszaállíthatók, és részletes naplózás mutatja, ki mit módosított.
• Integrációk: dolgoztunk már Billingo, Számlázz.hu, Billzone, IMA ERP és Provimax számlázó, valamint OTP, SimplePay, K&H, UniCredit, CIB és PayPal fizetési integrációkkal.

2011 óta fejlesztünk üzleti rendszereket, csapatunk tagjai pedig vállalatirányítási rendszerek fejlesztésében is részt vettek a magánegészségügyben és a kkv-szektorban, például a Healzz2 és a SupERP rendszerben. Ha szeretnéd látni, mely modulokkal érdemes nálatok kezdeni, nézd meg a vállalatirányítási rendszer fejlesztés oldalunkat.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a vállalatirányítási rendszer legnagyobb hátránya?

A legtöbb cégnél a teljes költség és a bevezetés ideje okozza a legnagyobb meglepetést, mert a licencen túl a testreszabás, az integráció, az adatköltöztetés és a betanítás is pénzt és időt visz. Ezt lépésenkénti, moduláris bevezetéssel lehet a legjobban kordában tartani.

Mennyi ideig tart egy vállalatirányítási rendszer bevezetése?

A modulok számától és az adatok mennyiségétől függ. Egy kisebb bevezetés néhány hét, egy több modulos, egyedi fejlesztéseket is tartalmazó rendszer több hónap. Modulonkénti élesítéssel a rendszer már a projekt közben használható.

Megéri egy kisvállalkozásnak ERP-t bevezetni?

Akkor éri meg, ha az adminisztráció és a programok közötti kézi adatátvezetés már láthatóan viszi az időt, vagy nincs naprakész képed a készletről és a megrendelésekről. Kisebb cégnek érdemes kis modulszámmal vagy egy ügyviteli rendszerrel kezdeni, és később bővíteni.

Mi a különbség a dobozos és a moduláris rendszer között?

A dobozos rendszer egy kész csomag, amelyhez a cégnek kell alkalmazkodnia, és sokszor olyan funkciókat is kifizetsz, amelyeket nem használsz. A moduláris rendszerben csak a szükséges részeket vezeted be, és a folyamatok a cégedhez igazíthatók.

Lehet pályázati pénzből vállalatirányítási rendszert bevezetni?

Egy ERP bevezetése tipikus digitalizációs beruházás, ezért a kkv-k digitalizációját támogató programok erre is felhasználhatók lehetnek. Az aktuális lehetőségeket a Pályázatok oldalon találod, a pályázathoz szükséges árajánlatot pedig elkészítjük.